Uzunköprü Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü

GÖREVLERİ

– Yazı İşleri Müdürlüğü’nün idari teşkilatı Müdür, Sözleşmeli Memur ve iki İşçi’den oluşmaktadır.
– Yazı İşleri Müdürlüğü evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis ve encümen kararlarının yazılması, Başkanlık Makamı tarafından verilecek diğer görevlerin iş ve işlemlerini mevzuat hükümlerine yürütmek, yardıma muhtaç olan vatandaşlarımızın başvuru işlemlerinin yapılması,
– Mevzuatın Belediye Meclisi’ne yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar, meclis toplantılarını süresi içerisinde ilan edilmesini sağlar, meclis toplantı tutanaklarını tutar, gündemdeki dosyaları kayıt defterine işler, kayıtların CD çözümlemesini yapar ve arşivler.
– Meclis kararlarının yazılımını sağlar, ilgili mercilerin onayını aldıktan sonra karar asıllarını ilgili birimlere intikali sağlar ve birer nüshasını arşivler. Meclis kararlarının iki karar suretini Kaymakamlık Makamı’na ulaştırır. Meclis karar özetlerinin internette yayınlanmasını sağlar.
– Belediye Encümeni’nin çalışmalarında sekretarya olarak bulunur ve bu görevi yapar. Alınan kararların yazılmasını sağlar. Encümen kayıt defterinde karar numarası vererek alınan kararları kayıt yapar. Karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. Karar asıllarının sırasına göre dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlar.
– Yazı İşleri Müdürlüğü’ne verilen yetkiler doğrultusunda Belediye’ye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alır. Evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm birimlerden gelen evraklarında gerekli yerlere sevkini belli bir düzen içerisinde sağlar.
– Yazı İşleri Müdürlüğü emrinde görevli personelin, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, başkanlık genelge ve bildiri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.
– Yazı İşleri Müdürlüğü yazışmalarda Belediye Başkanı’ndan sonra 5393 Sayılı Belediye Kanunun 42. maddesi uyarınca 1. derece imza yetkilisidir.
– Yazı İşleri Müdürlüğü’nce memur ve işçilerin özlük dosyalarının saklanması, izin planlarının yapılması ve izinlerin kullanımını sağlar. Rapor, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder, memur ve işçi maaşlarının hazırlar.
– 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve Yazı İşleri Müdürlüğü görev, yetki ve
sorumluluk çerçevesinde yürütür.
– Yazı İşleri Müdürlüğü’nde çalışan personel, yaptıkları ve yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamalarda bulunamaz. Irk, sınıf ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa hizmet sağlanır. Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes gayret ve çaba gösterir. Belediye hizmetlerinde hesap verilebilirlik ilkesine uygun uygulamalarda adaletli olamaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışır.